Смарт-процессы в Битрикс24: что это простыми словами и как создать
Объекты, договоры подряда, заявки на материалы плохо помещаются в сделки. Когда для них заводить смарт-процесс, чем он отличается от второй воронки и как его собрать.
6 мин чтения
Что вы узнаете
- →Что такое смарт-процессы и что в них настраивается
- →Чем смарт-процесс отличается от сделки и когда хватит второй воронки
- →Какие процессы стройки удобно вести смарт-процессами
- →Как создать смарт-процесс по шагам и какие опции не пропустить
- →Когда справитесь сами, а когда нужен специалист
Главное
Смарт-процесс нужен, когда у работы свои поля, свои люди и свой путь, а одна продажа порождает несколько таких работ. Если после договора у сделки одна линия работ, хватит второй воронки и туннеля. Смарт-процесс собирается в CRM через интерфейс; важно сразу включить свои стадии, роботов и связь со сделками.
Содержание
Смарт-процессы в Битрикс24 - это свои типы карточек в CRM. Сделка описывает продажу, а смарт-процесс - любую другую работу, которую вы хотите вести в системе: объект, договор подряда, заявку на материалы. У него своя карточка с полями, свои стадии на канбане, свои права и автоматизация, и его можно привязать к сделке. Программист не нужен.
Что такое смарт-процессы в Битрикс24
Технически это новый тип элементов CRM рядом с лидами, сделками и контактами. Для каждого такого типа настраивается карточка со своим набором полей, отдельные воронки, стадии в канбане, права доступа и связь с задачами и календарём.
Если сделка - готовая форма под продажу, то смарт-процесс - пустой бланк. Что в него вписать, решаете вы: стадии, поля, кто что видит, что происходит при переходе.
Для отделов, которые к продажам отношения не имеют, есть «Цифровые рабочие места» - отдельный раздел, где собирают смарт-процессы одного отдела. Рабочее место создают в разделе Автоматизация > Цифровые рабочие места > Список цифровых рабочих мест. В справке в пример приводят заявки в IT-отдел и найм.
Чем смарт-процесс отличается от сделок и лидов
Лид - первичное обращение, пока не ясно, будет ли из него продажа. Лиды есть только в классическом режиме CRM. Сделка - сама продажа: от заявки до оплаты, со своей воронкой. Смарт-процесс - всё остальное, что вы решили вести в CRM: работа после продажи, внутренние заявки, договоры.
Различие видно на связях. Смарт-процесс можно привязать к сделке и вывести в её карточку список связанных элементов. У одной продажи может быть объект, пара договоров подряда и несколько заявок на материалы, и у каждого свой ответственный и своя стадия.
Когда хватит второй воронки, а когда нужен смарт-процесс
После договора в стройке начинается работа, и её надо где-то вести. Вариантов два.
Вторая воронка сделок и туннель продаж подойдут, если работа продолжает ту же сделку и ей хватает тех же полей: клиент, сумма, адрес. Сделка дошла до «Договор подписан» и уехала в воронку «Работы и сдача».
Смарт-процесс нужен, когда у работы своя жизнь: свои поля, свои люди, свои права, или таких работ несколько на одну продажу. И когда работа вообще не продажа: заявки снабженцу, кандидаты на вакансию, рекламации. Завести такое сделками можно, но это будут «сделки» без суммы продажи: они попадут в общие счётчики и отчёты по сделкам, и их придётся отфильтровывать.
Правило на каждый день: если работе хватает карточки сделки, ведите её второй воронкой. Если ей нужна своя карточка или их несколько на одну продажу, заводите смарт-процесс.
Примеры смарт-процессов для стройки
Объект стройки проходит свои стадии, от проектирования до сдачи, и у него свои поля: адрес, площадь, текущий этап.
Договор с субподрядчиком идёт своим путём: подготовка, согласование, подписание, контроль исполнения. Отвечает за него не менеджер по продажам, и отдельный смарт-процесс это разделяет.
Заявка на материалы от прораба проходит стадии «создана», «согласована», «закуплена», «доставлена». За время стройки таких заявок на один объект набирается много, и вести их сделками неудобно.
Опыт Александра
В строительной компании, где я веду Битрикс24, стройка идёт по отдельной воронке с этапами от проектирования до сдачи объекта. Прораб в боте загружает фото и отмечает этап, и сделка сама переходит на следующую стадию. На финальной стадии система ставит задачи: фотографу - снять готовый дом, куратору проекта - собрать документы и попросить отзыв. Полный кейс →
Если у объекта свои поля и права, такую воронку можно собрать и на смарт-процессе. У объекта будет своя карточка с полями, которых нет у сделки: адрес, площадь, этап, прораб. Свои стадии и свои права доступа. Прорабу незачем видеть суммы продаж. На каждой стадии работают роботы и триггеры, как в сделках. А в карточке сделки появится список связанных объектов, и менеджер видит, на каком этапе стройка, не заходя в чужую воронку.
Как создать смарт-процесс в Битрикс24
Понадобится веб-версия: в мобильном приложении создание смарт-процесса недоступно. И подходящий тариф, смарт-процессы есть не на всех: список - на странице тарифов Битрикс24.
- Откройте CRM > Смарт-процессы > Список смарт-процессов и нажмите «Создать». Если пункта не видно в меню CRM, он может прятаться в «Ещё».
- Выберите один из готовых сценариев: «Список», «Все включено» или «С чистого листа».
- Задайте название: оно будет видно в списке и в связанных элементах. Включите нужные опции: «Использовать в смарт-процессе свои стадии и канбан», «свои воронки и туннели продаж», «роботов и триггеры», «дизайнер бизнес-процессов».
- В виде карточки отметьте системные поля, которые нужны: клиент, дата начала и завершения, наблюдатели, источник, реквизиты компании. Там же включаются печать документов, товары из каталога и счётчики.
- На вкладке связей привяжите смарт-процесс к сделкам и включите список связанных элементов в карточке. Тогда из сделки видно все её объекты или заявки.
- Сохраните и настройте стадии на канбане. Свои поля добавляются через ⚙️ в канбане или списке, пункт «Настройка полей».
- Настройте права в разделе CRM > Настройки > Права доступа в CRM: кто видит смарт-процесс, кто создаёт и меняет элементы.
Не пропустите опции автоматизации на третьем шаге. Если в настройках смарт-процесса выключены роботы, триггеры и дизайнер бизнес-процессов, робот «Изменить элемент смарт-процесса» не обновит нужный элемент. Справка Битрикс24 приводит это среди причин, по которым автоматизация «не работает».
Автоматизация смарт-процесса
Роботы и триггеры здесь те же, что в сделках, и настраиваются для каждой стадии. Робот выполняет действие, когда элемент попадает на стадию: отправляет письмо, создаёт документ, меняет поле. Триггер работает наоборот. Случилось событие, и он переводит элемент на другую стадию.
Если логика сложнее одного действия (согласовать заявку с двумя людьми, а при отказе вернуть автору), нужен бизнес-процесс. Примеры простых автоматизаций для стройки - в статье про 5 автоматизаций.
Когда стоит подключить специалиста
Создать сам смарт-процесс несложно: это несколько экранов настроек. Сложность в другом: решить, что должно быть смарт-процессом, а что второй воронкой, какие поля нужны, кто что видит и как процессы связаны между собой. Ошибка в структуре всплывает позже, когда элементов уже много и переделывать больно.
Если нужна система, где стройка, закупки и договоры связаны и двигаются сами, помогу с автоматизацией Битрикс24 под ваши процессы. Начать можно с бесплатного разбора.
Дальше по теме: 5 автоматизаций для строительной компании и как настроить Битрикс24 самому.
Telegram-канал
Цифровая стройка @digitalstroyka
Коротко и с картинкой: что реально работает в Битрикс24 на стройке и где теряются деньги.
Автор
эксперт по Битрикс24, более 7 лет со строительными компаниями
Внедряю и веду Битрикс24 в строительных компаниях: настройка CRM, автоматизация, боты и интеграции под задачи стройки. Пишу о том, что реально работает в стройке.
Telegram @digitalstroyka →