Карточка сделки в Битрикс24: какие поля настроить малой компании

Содержание

• Из чего состоит карточка сделки в Битрикс24
• Какие поля оставить: проверка тремя вопросами
• Минимальный набор полей для малой компании
• Как добавить своё поле
• Как не завалить карточку
• Какие поля сделать обязательными
• Что проверить, прежде чем менять или удалять поле
• Настройка карточки за один вечер

Карточка сделки в Битрикс24 состоит из полей слева и таймлайна справа, и настраивать в ней в первую очередь нужно поля сделки. Оставьте те, по которым кто-то принимает решение или считает отчёт, добавьте три-пять своих, а остальные скройте, чтобы не отвлекали менеджеров. Обязательными делайте только поля, без которых сделку нельзя двигать дальше.

Как устроена воронка, в которой живёт сделка, описано в статье про воронку продаж.

Из чего состоит карточка сделки в Битрикс24

Слева поля, которые собраны в разделы по темам. Справа таймлайн: история общения, письма, звонки, комментарии, смены стадий, документы. Вверху стадия сделки, её переключают нажатием на название. Карточку можно настроить для лидов, сделок в каждой воронке, контактов, компаний, счетов, предложений и смарт-процессов.

Поля бывают двух видов. Системные есть у каждого портала: название, стадия, сумма, клиент, источник, ответственный, комментарий и другие. Их нельзя удалить, только скрыть. Пользовательские вы создаёте сами, когда системных не хватает.

Какие поля оставить: проверка тремя вопросами

Любое поле проверьте тремя вопросами.

1. Кто его заполняет и в какой момент работы с клиентом? Если на первом звонке про площадь дома ещё никто не знает, поле «Площадь» в этот момент заполнить некому.
2. Что изменится, если поле пустое? Если ничего, поле не нужно.
3. Кто читает значение: менеджер перед звонком, руководитель в отчёте, робот при проверке условия? Если никто, это склад данных, который никто не откроет.

С полями так же. Сначала выпишите, как сделка идёт у вас сейчас и какие решения принимают по дороге, и только потом заводите поля под эти решения. Карточку, которую заводили без этого, видно сразу: полей столько, что её долго прокручивать, часть приехала из прошлой CRM без понятных названий, а обязательных нет совсем. Менеджеру трудно понять, куда что писать, а руководителю - по каким полям считать отчёт.

Минимальный набор полей для малой компании

Сначала то, что уже есть в системе. Проверьте, что оно используется и понятно всем.

Теперь пользовательские поля. Хорошие кандидаты - то, о чём менеджер спрашивает на первом разговоре с каждым клиентом. Вот примеры для строительной компании. Это образец, подстройте его под свой заказ.

Если эти поля будет заполнять форма или квиз на сайте, менеджер получит их сразу в сделке. Как довести ответы до полей, описано в статье про квиз и карточку сделки.

Как добавить своё поле

Создать поле может администратор или сотрудник, у которого включено право «Разрешить изменять настройки CRM». Способов два.

Быстрый: откройте карточку, нажмите «Создать поле», выберите тип, впишите название и параметры, сохраните.

Расширенный, если поле с дополнительными настройками, например длинный список: CRM > Ещё > Настройки > Настройки CRM > Настройки форм и отчётов > Пользовательские поля, выберите «Сделка» и нажмите «Добавить поле». Значения списка там вводят по одному или вставляют кнопкой «Импортировать списком».

Типов много: строка, число, дата, деньги, да/нет, список, привязка к сотруднику, файл, адрес и другие. Выбирайте по тому, что с данными будете делать. Если вы собираетесь фильтровать сделки и считать по значению, берите список: в строке один напишет «Подмосковье», другой «МО», и посчитать будет нечего. Если значение нужно только прочитать, хватит строки.

Три ограничения из справки, о которых лучше знать заранее:

• тип поля и признак «Множественное» после создания менять нельзя;
• при удалении поля удаляются и данные в нём;
• на один тип элемента CRM можно создать не больше 1016 пользовательских полей. Вам столько не понадобится.

Поэтому схему полей сначала нарисуйте на бумаге или в таблице и только потом создавайте.

Называйте поля так, как говорят в вашей компании. Поля, которые создают интеграции, часто приходят с техническим названием, и в списке сделок менеджер видит набор букв и цифр: дайте такому полю понятную подпись. Для непонятного поля есть «Подсказка для поля»: короткая фраза о том, что туда писать.

Как не завалить карточку

Полей может быть много и всё равно будет порядок, если карточка разложена. Для этого есть пять приёмов.

Разделы. Поля собирают в разделы по смыслу: «Клиент», «Объект», «Оплата». Раздел создаётся кнопкой «Создать раздел» внизу карточки, переименовывается карандашом у названия, перетаскивается за значок слева. Если раздел удалить, его поля остаются скрытыми, и их можно перенести в другой.

Скрыть. «Настройки» (⚙️) рядом с полем, «Скрыть». Данные остаются, поле можно вернуть в любой момент. Скрывайте всё, чем не пользуетесь, в том числе системные поля.

Порядок. Поле перетаскивают за значок слева от названия. Самые важные поставьте выше, чтобы менеджер видел их без прокрутки.

«Показывать всегда». Для трёх-четырёх ключевых полей включите «Показывать всегда»: поле останется на виду, даже когда оно пустое, и менеджер сразу замечает, что чего-то не хватает.

Свой вид для разных людей. Вид карточки определяет, какие поля и разделы видит сотрудник. Администратор может сделать общий вид для всех сотрудников: «Настройки» (⚙️) > «Включить общий вид карточки», затем «Установить общую карточку для всех пользователей». Можно сделать отдельный вид для отдела или группы: «Настройки» (⚙️) > «Новый вид карточки», дальше указать название и выбрать сотрудников или отделы. В справке пример: колл-центр работает только с контактами, а отдел продаж видит сумму и товары. А для пользовательских полей есть ещё «Ограничить видимость поля»: поле скрыто от тех, кого вы не выбрали.

Виды карточки создаются отдельно для каждого типа элементов CRM: для лидов и для сделок в каждой воронке. Если воронок несколько, вам придётся настроить карточку в каждой.

Какие поля сделать обязательными

Обязательное поле не даёт сохранить сделку или перенести её на стадию, пока оно не заполнено. В карточке такое поле отмечено красной звёздочкой. Это сильный инструмент, поэтому пользуйтесь им осторожно.

Привязывайте обязательность к стадии, на которой ответ уже должен быть известен. Если сделать поле «Площадь» обязательным при создании, менеджер, у которого клиент позвонил с одним вопросом, впишет туда ноль, лишь бы сохранить. Если поле обязательно на стадии «Смета отправлена», то к этому моменту площадь точно известна. Обязательных полей на стадию лучше два-три. Когда их больше, менеджеры начинают вписывать что попало, лишь бы сохранить.

Как включить: наведите курсор на поле, «Настройки» (⚙️) > «Настроить», поставьте «Обязательное на стадии» и выберите стадии. Для сделок это действует только в той воронке, где вы открыли настройку, поэтому повторите в других. Опция «Обязательное на стадии» есть не на всех тарифах. Пошаговая настройка на примере причины отказа разобрана в статье почему причина отказа должна быть обязательным полем.

Справка Битрикс24 не говорит, как обязательные поля поведут себя с формами сайта, роботами и импортом, и что будет со старыми сделками, где поле пустое. Эти случаи проверяйте тестовой сделкой. Например, после включения обязательности отправьте тестовую заявку с сайта и убедитесь, что она дошла до CRM.

Что проверить, прежде чем менять или удалять поле

Поле живёт не само по себе. На нём могут держаться роботы, отчёты, форма на сайте и интеграции. Значения списков особенно хрупкие: если форма на сайте или отчёт ждут определённое значение, переименуйте его в списке - и отчёт посчитает иначе, а заявка с формы ляжет мимо поля. Такие правки делают вместе с тем, кто отвечает за сайт и отчёты.

Перед удалением поля или правкой значений спросите себя и команду:

• где поле используется: в роботах, в форме или квизе на сайте, в отчётах и фильтрах;
• кто пишет в поле и кто его читает;
• не потеряются ли данные: при удалении они исчезнут вместе с полем;
• нельзя ли вместо удаления скрыть поле: данные сохранятся, а менеджеры его не увидят.

Если сомневаетесь, скройте поле. Удалить его можно и через месяц.

Настройка карточки за один вечер

1. Выпишите решения, которые принимают по сделке: кому звонить, что предлагать, кого не брать, что считать в отчёте.
2. Для каждого решения определите, какие данные нужны. Это и есть список полей.
3. Скройте всё остальное в существующей карточке.
4. Создайте недостающие пользовательские поля, сначала на бумаге, потом в системе.
5. Соберите разделы и поставьте самые нужные поля наверх.
6. Выберите два-три поля и сделайте их обязательными на нужных стадиях.
7. Заведите тестовую сделку и пройдите её по воронке глазами менеджера. Через неделю спросите менеджеров, чего не хватает и что мешает.

Это можно сделать самостоятельно, как описано в статье про то, как настроить Битрикс24 самому. Если нужен результат без возни, посмотрите внедрение Битрикс24 или начните с бесплатного разбора: посмотрим ваш портал по демонстрации экрана, а в целевой схеме после созвона будет видно, какие поля и воронки вам нужны.